7. Prenez soin de créer une invitation digne de ce nom
Réalisez une invitation attrayante qui donnera l’envie à vos invités de faire partie de ce moment. Faites d’ailleurs attention aux disponibilités de chacun, qu’aucun événement concurrentiel ne se produise à cette date pour qu’un maximum de personnes soit présent.
S’il s’agit d’un événement professionnel, pensez à envoyer un mail « save the date » deux mois avant pour intriguer vos convives. Et, un mois avant, envoyez l’invitation complète avec un programme qui saura les titiller. Pensez aussi au mail de rappel à envoyer la semaine précédente.
8. Divertissez-les
Comme un spectacle, faites en sorte que personne ne s’ennuie. Dans ce cas, et selon le contexte, jouer sur l’humour, des divertissements, des ateliers de création, des devinettes ou encore, un concert.
9. Ne lésinez pas sur l’organisation
Dans la même lignée, ne dispersez pas vos éléments, organisez-vous. Agenda en main, pochette cartonnée dédiée à l’événement ou fichier Excel (diagramme de Gant). Tout doit être réglé comme du papier à musique.
Si votre organisation se gère en équipe, n’oubliez pas les outils de communication et de partage. Pensez notamment à Slack, une application idéale pour un travail d’équipe. Pour la gestion du budget, il existe une multitude d’outils tels que Asana, Azendoo ou encore, Basecamp.
10. Chouchoutez vos invités
Il faudra qu’ils se sentent appréciés alors ne lésinez pas sur les marques de politesse, les cadeaux, le soin d’un vestiaire ou tout ce qui pourra rendre ce moment agréable et pourquoi pas, mémorable.
11. Dégotez le lieu idéal
Prestigieux ou insolite, il faut que ce lieu marque et, surtout, qu’il soit suffisamment grand pour accueillir tout le monde. Faites bien attention à questionner le loueur sur les modalités d’annulation, la connexion internet, la disponibilité, le ménage… Et pensez à demander une confirmation écrite concernant ces informations avant de signer le contrat de réservation. De plus, n’oubliez pas de vérifier que vous y serez assuré, on n’est jamais trop prudent.
12. Choisissez un traiteur en phase avec votre thème
S’il est plutôt axé sur l’innovation, envisagez la cuisine moléculaire. S’il s’agit d’une ambiance champêtre, privilégiez les produits bio. Et faites en sorte que personne ne soit à court de collations.
Prenez également le temps de choisir une décoration adaptée. Des coupettes personnalisées, aux serviettes, aux fleurs, aux éventuels ballons ou encore, aux guirlandes lumineuses… La décoration jouera un rôle des plus importants dans l’ambiance de ce moment. Elle est la première impression que vos invités se feront et leur permettra de se sentir à l’aise.
13. Pensez à la lettre de remerciement
Enfin, n’oubliez pas de remercier vos invités et de demander leur avis à travers une lettre. Cela confirmera le soin que vous avez mis à l’organiser et vous permettra en plus d’obtenir quelques conseils pour perfectionner ce type d’événements.
Dans le cadre professionnel, n’hésitez pas à fournir un compte-rendu aux personnes présentes, ainsi qu’aux absents. Il est important de garder une trace d’une conférence ou d’un lancement de produit, cela fera partie de votre historique et vous permettra de garder l’essentiel en mémoire.
Articles liés :
